Jak założyć firmę w 2026 roku — plan krok po kroku

Rejestracja jednoosobowej działalności zajmuje dziś kilkanaście minut i nic nie kosztuje. Więcej czasu warto poświęcić na decyzje, które podejmuje się przy okazji: wybór formy opodatkowania, ulgi w ZUS, VAT i narzędzie do wystawiania faktur. Ten przewodnik prowadzi przez wszystkie kroki w kolejności, w jakiej naprawdę się je robi.

Krok 0. Czy w ogóle musisz rejestrować firmę?

Jeśli dopiero sprawdzasz pomysł, możesz zacząć od działalności nierejestrowanej. W 2026 roku jej limit liczy się kwartalnie i wynosi 225% płacy minimalnej, czyli 10 813,50 zł przychodu w kwartale. Nie płacisz wtedy składek ZUS, a dochód rozliczasz w zeznaniu rocznym. Warunek: nie prowadziłeś firmy w ostatnich 60 miesiącach. Po przekroczeniu limitu masz 7 dni na wpis do CEIDG.

Krok 1. Wybierz formę prawną

Większość osób zaczyna od jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG). To najprostsza i najtańsza forma, ale odpowiadasz za długi firmy całym majątkiem. Spółka z o.o. chroni majątek prywatny, kosztuje jednak więcej w obsłudze. Szczegółowe porównanie znajdziesz w artykułach JDG — wady i zalety oraz spółka z o.o. — wady i zalety.

Krok 2. Dobierz kody PKD

Od 2025 roku obowiązuje nowa klasyfikacja PKD 2025. Wpisz jeden kod przeważający i dowolnie wiele dodatkowych — lepiej od razu dodać te, które planujesz w ciągu najbliższego roku, niż później składać wniosek o zmianę. Kod ma znaczenie m.in. dla stawki ryczałtu, obowiązku kasy fiskalnej i zwolnienia z VAT, więc nie wybieraj go „na oko”.

Krok 3. Złóż wniosek CEIDG-1

Wniosek wypełnisz online na biznes.gov.pl, podpisując go profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym. Jeden formularz załatwia kilka spraw naraz:

• wpis do CEIDG i nadanie numeru REGON,
• zgłoszenie do ZUS (albo KRUS) — możesz od razu wskazać ulgę na start lub preferencyjne składki,
• wybór formy opodatkowania i wskazanie urzędu skarbowego,
• informację o sposobie prowadzenia ewidencji (samodzielnie, biuro rachunkowe, program).

Datę rozpoczęcia działalności możesz ustawić w przyszłości. To przydatne, gdy np. kończysz umowę o pracę — od tej daty zależą pierwsze składki.

Krok 4. Forma opodatkowania — skala, liniowy czy ryczałt

Do wyboru masz skalę podatkową (12% i 32%), podatek liniowy (19%) i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (stawki od 2% do 17%). Formę możesz zmienić na kolejny rok — oświadczenie składa się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszego przychodu w roku. Zanim zdecydujesz, przeczytaj porównanie form opodatkowania i policz swój wariant w kalkulatorze JDG czy spółka na goldfin.pl.

Krok 5. ZUS — skorzystaj z ulg

Nowa firma ma prawo do trzech etapów niższych składek: ulga na start (6 miesięcy bez składek społecznych), preferencyjny ZUS (kolejne 24 miesiące, w 2026 r. 456,18 zł z chorobową) i potem — przy przychodzie do 120 000 zł — Mały ZUS Plus. Składkę zdrowotną płacisz od pierwszego dnia. Więcej w artykule ulgi w ZUS na start.

Krok 6. VAT — rejestrować się czy nie?

Od 1 stycznia 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego wynosi 240 000 zł sprzedaży rocznie (w pierwszym roku proporcjonalnie do liczby dni). Niektóre branże muszą jednak być czynnym podatnikiem VAT od pierwszej faktury — m.in. doradztwo, usługi prawnicze, jubilerstwo czy handel częścią towarów akcyzowych. Rejestracja to formularz VAT-R. O tym, kiedy VAT się opłaca mimo zwolnienia, piszemy w artykule VAT w małej firmie.

Krok 7. Konto firmowe i mikrorachunek

Przepisy nie wymagają od JDG osobnego konta firmowego, ale jest ono praktycznie konieczne: płatności między firmami powyżej 15 000 zł muszą iść przelewem, a konto, na które płacą kontrahenci, powinno być na białej liście podatników VAT. Podatki płacisz na indywidualny mikrorachunek podatkowy (wygenerujesz go na podatki.gov.pl), a składki ZUS — na swój numer rachunku składkowego.

Krok 8. Faktury i KSeF od pierwszego dnia

W 2026 roku faktury między firmami wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur. Najmniejsi przedsiębiorcy (sprzedaż fakturowana do 10 000 zł brutto miesięcznie) mogą do końca 2026 r. wystawiać faktury poza KSeF, ale od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmie wszystkich. Nowa firma powinna więc od razu wybrać program do faktur z wysyłką do KSeF. Jeśli zależy Ci na poufności danych klientów, rozważ szyfrowany program do faktur — dane są szyfrowane w przeglądarce, a serwer przechowuje tylko szyfrogram. Więcej: KSeF w 2026 roku.

Krok 9. Księgowość — sam czy z biurem?

Na ryczałcie prowadzisz tylko ewidencję przychodów, na skali i liniowym — podatkową księgę przychodów i rozchodów. Wiele osób robi to samodzielnie w programie, a z biurem konsultuje tylko trudniejsze sprawy. Porównanie wszystkich rodzajów ewidencji znajdziesz w tekście rodzaje księgowości.

Krok 10. Pozostałe obowiązki, o których łatwo zapomnieć

• Kasa fiskalna — przy sprzedaży dla osób prywatnych powyżej 20 000 zł rocznie (w niektórych branżach od pierwszej transakcji).
• RODO — przetwarzasz dane klientów, więc potrzebujesz choćby prostej klauzuli informacyjnej.
• Terminy: składki ZUS do 20. dnia miesiąca, zaliczki na PIT do 20., VAT i JPK_V7 do 25.
• Ubezpieczenie OC działalności — obowiązkowe w części zawodów, rozsądne w wielu innych.

Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje przepisy obowiązujące w listopad 2026. Kwoty składek i podatków zmieniają się co roku — przed decyzją sprawdź swoją sytuację z doradcą podatkowym lub księgowym.