KSeF w 2026 roku: terminy, wyjątki, kary i wybór programu do faktur

Krajowy System e-Faktur przestał być nowością — od wiosny 2026 roku większość firm wystawia w nim faktury. Przed nami ostatni etap: od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmie także najmniejszych przedsiębiorców. Oto co trzeba wiedzieć teraz.

Harmonogram

Kto jeszcze może wystawiać faktury poza KSeF?

Do 31 grudnia 2026 r. poza KSeF mogą wystawiać faktury podatnicy, u których wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. Po przekroczeniu tej kwoty obowiązek KSeF zaczyna się od faktury, którą limit przekroczono. Faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do KSeF — można je wystawić w KSeF dobrowolnie, ale konsumentowi i tak przekazuje się je w uzgodnionej formie.

Co z karami?

Pierwotnie kary pieniężne za niewystawienie faktury w KSeF i inne naruszenia miały obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Sejm uchwalił 6 listopada 2026 r. nowelizację, która przesuwa ich stosowanie do końca 2027 roku. Ustawa trafiła do Senatu. Ważne: odroczenie dotyczy kar pieniężnych, a nie samego obowiązku, a odpowiedzialność karnoskarbowa pozostaje. Faktura wystawiona poza KSeF, gdy obowiązek już Cię dotyczy, nadal jest wadliwa — nabywca może mieć problem z odliczeniem VAT.

Jak wystawić fakturę w KSeF — w praktyce

1. Uprawnienia. Właściciel loguje się do Modułu Certyfikatów i Uprawnień (profil zaufany, e-dowód, podpis kwalifikowany) i nadaje uprawnienia osobom lub biuru.
2. Certyfikat KSeF. Do pracy z programem potrzebny jest certyfikat lub token — od 2026 r. podstawą są certyfikaty KSeF.
3. Program. Faktura powstaje w programie i jest wysyłana w strukturze FA(3). KSeF nadaje jej numer — od tej chwili faktura istnieje.
4. Tryby awaryjne. Przy braku internetu lub awarii możesz wystawić fakturę offline i dosłać ją do KSeF w ustawowym terminie; klient dostaje wizualizację z kodem QR.

Na co zwrócić uwagę, wybierając program do faktur?

• Bezpośrednia wysyłka do KSeF — bez eksportów, wtyczek i ręcznego wgrywania plików.
• Automatyczne pobieranie faktur zakupowych — od lutego 2026 r. przychodzą tylko przez KSeF.
• Automatyczne księgowanie — faktura od stałego dostawcy powinna trafiać do KPiR, ewidencji lub ksiąg bez przepisywania.
• Archiwum oryginałów FA(3) i numerów KSeF w rejestrach VAT i JPK_V7.
• Bezpieczeństwo certyfikatu — klucz do KSeF pozwala wystawiać faktury w imieniu firmy. Nie powinien leżeć czytelny na serwerze dostawcy programu.

Ostatni punkt jest często pomijany. Szyfrowany program do faktur przechowuje certyfikat KSeF zaszyfrowany razem z resztą danych firmy, a logowanie do KSeF podpisuje przeglądarka — serwer przekazuje tylko zapytania i nie widzi ani klucza, ani treści faktur. Jeśli wystawiasz faktury w sklepie internetowym, sprawdź też integrację sklepu internetowego z KSeF, a przy przewozach — obsługę transportu, w której fracht ze zlecenia od razu trafia na e-fakturę.

Najczęstsze pytania

Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje przepisy obowiązujące w listopad 2026. Kwoty składek i podatków zmieniają się co roku — przed decyzją sprawdź swoją sytuację z doradcą podatkowym lub księgowym.