Zatrudnienie pierwszej osoby to moment, w którym firma przestaje być tylko Twoją pracą. Pojawiają się nowe koszty, nowe deklaracje i nowe obowiązki — na szczęście wszystkie da się ułożyć w powtarzalny miesięczny rytm.
Ile kosztuje pracownik na płacy minimalnej?
Pracownik dostanie z tego na rękę ok. 3 606 zł (przy standardowych kosztach uzyskania przychodu, z ulgą podatkową, bez PPK). Jeśli pracownik uczestniczy w PPK, dochodzi 1,5% wpłaty pracodawcy. Od 1 stycznia 2027 r. płaca minimalna wzrośnie do 4 950 zł. Dowolne inne kwoty przeliczysz w kalkulatorze wynagrodzeń brutto–netto na goldfin.pl.
Umowa o pracę, zlecenie czy dzieło?
| Umowa o pracę | Umowa zlecenie | Umowa o dzieło | |
|---|---|---|---|
| Minimalne wynagrodzenie | 4 806 zł/mies. | 31,40 zł/godz. | brak |
| Składki ZUS | pełne | pełne (zwolnienie dla studentów do 26 lat) | brak (zgłoszenie do ZUS RUD) |
| Urlop, okres wypowiedzenia | tak | nie | nie |
| Do czego | stała praca pod kierownictwem | powtarzalne usługi, elastyczny czas | konkretny, sprawdzalny rezultat |
Umowa cywilna nie może być „przebraną” umową o pracę: jeśli ktoś pracuje w Twoich godzinach, w Twoim miejscu i pod Twoim kierownictwem, to jest stosunek pracy — niezależnie od nazwy umowy.
Co zrobić przed pierwszym dniem pracy
- Badania wstępne i szkolenie BHP (wstępne — instruktaż ogólny i stanowiskowy).
- Umowa na piśmie i informacja o warunkach zatrudnienia.
- Zgłoszenie do ZUS (ZUS ZUA lub ZZA) w ciągu 7 dni.
- Akta osobowe (części A–E) i ewidencja czasu pracy.
- Zapis do PPK — w odpowiednim terminie po zatrudnieniu, chyba że pracownik złoży rezygnację.
Miesięczny rytm płac
- lista płac i wypłata wynagrodzenia (najpóźniej do 10. dnia następnego miesiąca),
- deklaracja ZUS DRA z raportami RCA do 15. dnia (do 20. — dla jednoosobowej firmy rozliczającej tylko siebie),
- zaliczka na PIT pracowników do 20. dnia, roczny PIT-4R i PIT-11 do końca stycznia,
- wpłaty do PPK.
Przy jednym pracowniku można to robić samodzielnie, jeśli program kadrowo-płacowy prowadzi kartoteki, umowy, urlopy i badania, liczy listy płac z ZUS, PIT i PPK, a deklaracje (DRA, RCA, PIT-11, PIT-4R) przygotowuje w plikach gotowych do wysłania. W firmie z pełną księgowością lista płac powinna od razu tworzyć dekret — tak działa program księgowy połączony z kadrami.
Faktury, KSeF i księgi w jednym, szyfrowanym programie
Dobra Strona Księgowa to program do faktur i program księgowy w przeglądarce — dane szyfrowane, zanim opuszczą Twój komputer.
Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje przepisy obowiązujące w listopad 2026. Kwoty składek i podatków zmieniają się co roku — przed decyzją sprawdź swoją sytuację z doradcą podatkowym lub księgowym.